中国人口福利基金会协议管理办法
发布日期:2024-03-21 阅读:902
第一章  总 则

第一条 为了规范中国人口福利基金会协议起草、签订及管理,保证协议的全面履行,根据《中华人民共和国民法典》(以下简称《民法典》)及相关法律、法规,结合本单位实际情况,特制定本办法。

第二条 本单位与其他民事主体之间,签订、履行、变更、解除或者作废各类协议时,适用本办法。

第三条 签订协议实行洽谈权、审核权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何协议均需按照协议审批流程评审批准后,方可签订。

第四条 由法定代表人以外的人签订协议的,实行授权委托制度。委托代理人凭委托授权书在授权范围和权限内签订协议,不得超越代理权限,不得双重代理或与自己签订协议。无授权委托的,不得以本单位的名义签订协议。

第五条 责任部门在协议签订前应验证协议对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况,验明协议当事人是否具有签订协议的主体资格;审查协议对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性,审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在协议签订时,应保存上述有关资料。

第六条 协议负责部门主要是指负责协议的起草,签订的相关责任部门。

第二章 协议的起草及签订

第七条 协议应坚持平等互利、诚实信用和注重效益的原则。协议内容不得违背国家法律、法规和本单位的规章制度。

本单位常用的协议主要包括捐赠协议,资助协议,采购协议、公募合作协议,无资金类协议和其他协议,相关模板见附件。

第八条 协议签订前,相关责任部门或承办人应充分做好相应的调查研究、分析和预测工作,禁止盲目签约。

第九条 与他方达成合约意向,经协商一致,除能够即时结清的以外,一律应订立书面协议。采购货物或服务超过1万元(含),必须签订书面协议。采购货物或服务单次金额在10,000元(不含)以下的零星采购凭发票报销。有规范文本的,选用规范文本签订。对于新起草的协议和对规范文本中填写事项有疑难的,相关责任部门或承办人员可联系聘请的法律顾问提供相关的法律事务咨询和协助。

第十条 协议内容涉及其它相关部门的,责任部门或承办人应事先充分征求相关部门意见后,再形成签约文本。

第十一条 协议签订前,具体协议洽谈、草拟与责任部门或承办人应认真审查协议名称的规范性、协议主体的适合性与协议内容的完备性。按本办法相关要求完善协议条款后再提交协议审批流程。

第十二条 协议文本要求文字表达准确、简洁、不得有模棱两可,表达有歧义的语句出现。

第十三条 协议内容一般应具备以下主要条款:

1.当事人的名称或者姓名和住所以及联系方式;

2.协议标的;

3.数量、质量;

4.价款或者报酬;

5.协议双方权利与义务;

6.履行的期限、地点和方式;

7.违约责任;

8.争议解决的方式。

第十四条 协议设有担保事项的,承办人应认真核实担保人的担保资信与能力,并明确其担保的方式与范围。担保事项可以列入主协议条款,也可以单独订立担保协议。《民法典》另有规定的,按其规定。

第十五条 协议须经严格审批。

1.协议审批由责任部门或承办人按照审批环节送审报批。各环节评审过程有签批记录,各审批人对其所签批意见负责。

2.协同协议管理审批流程流经环节的审批人员无法签署且签订协议时间紧迫的,可由责任部门的承办人向审批人以电话或短信的方式汇报情况,经允许后可以先走流程,事后及时补签。

第十六条 协议签订的审批流程及权限:

1.协议由责任部门或承办人提交申请,经责任部门、会领导审批后,由承办人负责打印进行签约。

2.重大协议须由协议业务责任部门或承办人进行调研、谈判并制作协议文书,经会领导批准后,再按本条第1项执行。

3.涉及到重大经济、法律责任,有重大影响的协议,采用协议会签制,由责任部门报送协议会签签报,提请办公室和相关部门主管协同该协议业务分管领导讨论并做出决议,再提交分管领导批准后,按本条第2项执行。

4.审批流程流转结束,由承办人员按照签批意见严格核对确认后,按份数打印正式协议文本并加盖公章进行存档。

第十七条 签订各类协议必须使用中国人口福利基金会公章。

第十八条 中国人口福利基金会公章由办公室专人保管,凭归档的协议审批流程或协议审批表加盖公章,两页以上的协议必须加盖骑缝章。未加盖本单位公章的协议,结算部门或财务资金管理部门不得办理结算、拨款手续。

第十九条 补充协议的签订适用本章的规定。

第三章  协议的履行

第二十条 协议自双方签字、盖章之日起即具法律效力。各部门必须认真履行协议,严格执行,确保本单位信誉。

第二十一条 协议签订后,若因一方原因不能履行或不能完全履行协议时,应当积极采取补救措施,以便减少协议违约损失;若因对方不履行或不完全履行协议时,协议的承办人除应积极催促对方继续履行协议外,还应将相关情况及时上报给责任部门负责人与会领导。

第二十二条 承办人要定期对协议履行情况进行检查,对协议履行中出现的问题应及时予以解决。

第二十三条 协议在履行过程中发生纠纷,责任部门应及时分析并查明原因,收集相关证据,提出解决方法,及时与对方协商解决或签订补充协议,并上报给会领导;若协商解决不成应根据协议约定在规定的时效内提请我方法律顾问及时申请仲裁或提起诉讼;当我方接到对方的索赔函或诉状后,应认真研究及时处理,与对方协商解决或收集证据应诉或反诉。协议义务完全履行完毕后,协议文本及相关资料交由部门承办人保存。

第二十四条 未完成履约或者部分履约的有每个会计年末进行集中清理并且说明。

第四章 协议的变更、解除与作废

第二十五条 协议签订后受法律约束,我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除的,由责任部门说明原因并提出意见,经其责任人审核,提交会领导,再同对方协议。依法签署变更或解除协议的书面协议并妥善处理协议变更或解除的善后问题,变更和解除的相关书面资料和处理记录随协议正本妥善保存;若对方不同意解除或变更的,则按协议相关责任条款或《民法典》的规定进行处理。

第二十六条 双方协商一致书面协议变更协议,按法律、法规规定或约定须办理批准。

第二十七条 若协议审批已完成,但双方当事人中任何一方没有签名、盖章的,均视为协议作废。协议作废需由责任部门说明原因并提出协议作废审批流程,经分管秘书长审核,提交秘书长审批通过,方可作废。作废协议需交回办公室统一处理或上传对方当事人销毁视频。

第二十八条 若出现《民法典》第五百六十三条规定的法定解除情形或其他法律法规规定的或协议约定的事由,我方有单方面终止(中止)或解除协议的,责任部门或承办人应及时向其部门责任人和领导批准后,方可生效。

第五章  协议的监管

第二十九条 办公室负责协议的签批、编号、盖章和电子归档。协议的签批和盖章详见本办法第二章。

第三十条 协议的编号

各部门协议在办公室进行登记编号并套用合同封面,未登记编号套用封面的协议办公室不予盖章编号按“部门-合同类型-日期-份数”四级编码,各级编码之间使用“-”进行连接。

第三十一条 一级编号为部门名称拼音首字母。办公室简写为:BGS,财务部简写为CWB,国内部简写为:GNB,国际部简写为:GJB,社联部简写为SLB,宣传部简写为XCB。

第三十二条 二级编号为合同类型。1代表捐赠协议,2代表资助协议,3代表采购协议,4代表公募合作协议,5代表无资金类协议,6代表其他协议。

第三十三条 三级编号为签订协议的日期。如:2015年9月11日签订的协议,那么三级编号为:20150911。

第三十四条 四级编号为基金会本年度协议份数。如:某某协议为2015年第38份协议,那么四级编号为:38。

以办公室为例,办公室于2015年9月11日签订的年度第38号捐赠协议编号为:BGS-1-20150911-38。

第三十五条 协议的归档

1.协议原稿(加盖红章)原则上一式四份,办公室一份存档,责任部门一份,协议相对方两份。

2.各业务部门所确定的协议管理人员,应及时做好本部门有关协议签订、履行、变更及纠纷处理的相关记录,按季度汇总协议材料;并且以协议名称、负责部门、承办人、签批领导、签订日期、结束日期、完成情况等固定格式统计成表后定期提交给办公室进行汇总。

第三十六条 本单位对协议采取保密措施:

1.本单位各部门及员工对其所知悉的协议内容和本单位商业秘密须尽保密义务,不得向任何第三人泄漏,否则,以侵犯商业秘密论。

2.本单位各部门及员工在业务执行中,一般只能借用协议(含相关资料)复印件,确需借用协议(含相关资料)原件应经各业务主管部门批准后方可借用。

第三十七条 责任部门、审批人或承办人有下列情形之一的,经会领导组成的调查小组查证属实,报请其上级领导同意后,除根据相关法律法规、本单位规章制度解除劳动协议外,本单位还有权根据损失程度,要求直接责任人承担赔偿责任,甚至可通过司法部门追究其刑事责任:

1.协议签订、履行过程中与协议方串通,采用隐瞒事实、误导、欺诈等手段,损害本单位合法权益的;

2.在协议签订、履行过程中存在玩忽职守、徇私舞弊等行为造成本单位经济损失严重的;

3.因协议承办人存在重大过失与他人签订显失公平的协议而给本单位经济造成重大损失的;

4.参与协议签订、履行且故意泄漏所知悉的协议内容或商业秘密给本单位造成损失的;

5.其他有明显损害本单位重大利益的行为。

第六章 附  则

第三十八条 本办法所称的“协议”是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。包括:各类协议、补充约定、协议的附件。

第三十九条 本单位的劳动合同不适用本办法之规定。

第四十条 本办法解释权归中国人口福利基金会所有,经2017年2月20日第六届理事会第一次会议审议通过,2023年12月21日第七届理事会第四次会议修订,即日起施行。