依据《中国人口福利基金会章程》相关规定，本着务实、精简、节约、高效的原则，中国人口福利基金会（以下简称人口基金会）行政会议分为：理事会、监事会、理事长办公会议、秘书长办公会议、全体员工会议和周例会。为进一步贯彻落实中央八项规定及其实施细则精神，提高会议质量和效率，保证会议制度化、规范化，制定本制度。

一、理事会会议

（一）理事会每年至少召开2次，一般在每年的6月和12月召开；可根据实际情况，召开通讯会议；原则上一年至少一次现场会议。

（二）理事会由理事长负责召集和主持，须有2/3以上理事出席方能召开。

（三）会议内容：

1.制定、修改章程；

2.选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；

3.决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

4.年度收支预算及决算审定；

5.制定内部管理制度；

6.决定办事机构、分支机构、代表机构的设立、变更和终止；

7.决定由秘书长提名的副秘书长、秘书长助理和各部门主要负责人的聘任；

8.听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

9.决定基金会的分立、合并或终止；

10.罢免、增补理事；

11.决定内设机构设置；

12.决定年度投资计划、年度投资计划外的投资计划等重大投资活动；

13.决定专项基金设立；

14.决定人口基金会新闻发言人的选任；

15.研究决定重大风险事项，即发生或即将发生可能给本基金会造成声誉损害和经济损失的事项，重大违约责任和事故责任，涉嫌违法违规事件；

16.审议批准基金会战略规划及执行情况；

17.决定其它重大事项。

理事会决议须经出席理事半数以上表决通过方为有效；章程的修改，选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长，章程规定的重大募捐、投资活动，基金会的分立、合并等重要事项的决议，须经出席理事2/3以上表决通过方为有效。

（四）会务工作：

1.秘书长具体负责理事会筹备工作，包括会议的通知、联络、材料、服务和宣传等准备工作。

2.召开会议原则上需提前15天预通知全体理事、监事。

3.会议应当留存会议记录；会议形成决议的，应当场出具会议纪要，并由出席理事、监事审阅、签名。

二、监事会会议

（一）监事会每年至少召开2次，一般在每年的6月和12月召开；可以采用电话会议、视频会议、书面会议等形式召开。

（二）监事会由监事长负责召集和主持，需全体监事出席，监事因故不能出席的，需书面委托其他监事代为出席。

（三）会议内容：

1.听取基金会规范从业报告，监督基金会及理事会遵守法律和章程的情况；

2.选举、罢免监事长、监事；

3.制定监事会议事规则；

4.决定其它重大事项。

（四）会务工作：

1.秘书长具体负责监事会筹备工作，包括会议的通知、联络、材料、服务和宣传等准备工作。

2.召开会议原则上需提前15天预通知全体监事。

3.会议应当留存会议记录；会议形成决议的，应当场出具会议纪要，并由出席监事审阅、签名。

三、理事长办公会议

（一）理事长办公会议由理事长（或委托驻会副理事长）召集和主持，根据工作需要召开。

（二）参会人员：理事长、驻会副理事长、秘书长、副秘书长出席，秘书长助理、办公室主任列席。会议应至少有2/3以上成员出席。根据需要可安排有关部门负责同志列席。

（三）会议内容：

1.研究贯彻落实党和国家重要决定、重要批示的意见和措施；

2.研究人口基金会上报国家卫生健康委、民政部等业务主管、登记管理机关的请示、报告等重要文件；

3.研究落实理事会决议的重大事项；

4研究人口基金会发展战略、人口福利事业发展规划；

5.确定建立战略合作关系、担任行业相关组织单位的理事单位或成员单位；

6.研究决定重大主项目的立项结项、专项基金清理整顿、财务预决算和分配方案等重大事项；

本条规定的重大主项目包括：

（1）预算金额1000万元以上且项目内容（目标、群体）与既有项目没有重合；

（2）捐赠方意愿、执行周期在1年以上且预算金额在300万元以上；

（3）其他符合基金会宗旨和业务范围的重大项目；

（4）经专家论证确需作为主项目立项。

7.研究决定因公出国（境），与境外组织、人员合作开展项目，接受境外捐赠资助，加入境外非政府组织，邀请境外组织和人员来访或参加活动等涉外事项；

8.研究决定资金的使用、救助和投资的拨出：

（1）100万元（含）－1000万元的项目活动采购经费等业务活动成本支出；

（2）50万元（含）以上的行政办公、设备采购等管理费用、筹资费用等支出；

（3）经理事会批准的年度投资计划，购买本基金会开户行的银行理财产品及国债2000万以上，或购买除银行理财产品以外的其他金融机构或受金融监督管理部门监管的机构产品500万以上；

（4）与关联方达成的关联交易参照上述金额标准；

9.研究决定以下论坛、峰会、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等论坛活动（以下简称“论坛活动”）的开展：

（1）有副部级以上领导出席的论坛活动，以及邀请副部级以上领导出席论坛活动；

（2）与境外的组织或者个人合作举办论坛活动，以及邀请境外组织或者个人来中国内地参加论坛活动；

（3）举办论坛活动的经费支出在100万元（含）以上；

10.研究人口基金会新闻发言人的选任；

11.研究决定干部社会兼职、考核奖励等人事方面的问题；

12.讨论其他需要提交理事会会议审议的事项；

13.其他应由理事长办公会议研究和决定的事项。

（四）会务工作：

1.办公室主任具体负责理事长办公会筹备工作，包括会议的通知、材料、记录、纪要和服务等工作。

2.召开会议应提前2天通知参会人员。

3.理事长办公会议议题确定后，相关材料一般应提前1天报送参会领导；参会人员应注意保存会议材料。

四、秘书长办公会议

（一）秘书长办公会议由秘书长召集和主持，一般每周召开一次，根据工作需要可临时召开。

（二）参会人员：秘书长、副秘书长、秘书长助理、各部门负责同志，根据需要邀请理事长、驻会副理事长参会或安排其他相关人员列席。

（三）会议内容：

1.传达党和国家的重要会议、重要决定和重要指示精神，提出人口基金会贯彻落实的意见和措施；

2.商议人口基金会上报国家卫生健康委、民政部的重要文件；

3.研究落实理事会会议、理事长办公会议决定的重大事项；

4.提议基金会发展战略研究和人口福利事业发展规划，报理事长办公会研究；

5.研究决定人口基金会项目设计开展，无资金或资金支出在10万元以下、无副部级以上领导或外宾出席的论坛活动开展；

6.研究决定资金的使用、救助和投资的拨出：

（1）10万元（含）－100万元的项目活动采购经费等业务活动成本支出；

（2）5万元（含）－50万元的行政办公、设备采购等管理费用、筹资费用等支出；

（3）经理事会批准的年度投资计划，购买本基金会开户行的银行理财产品及国债2000万（含）以下，或购买除银行理财产品以外的其他金融机构或受金融监督管理部门监管的机构产品500万（含）以下；

（4）与关联方达成的关联交易参照上述金额标准；

7.提议基金会内部管理制度，报理事长办公会研究；

8.提议人口基金会内设机构、办事机构、分支机构、代表机构的设置，报理事会研究；

9.提议副秘书长、财务负责人以及各机构主要负责人的聘任或解聘，报理事长办公会研究；研究决定各部门专职工作人员聘用、岗位调整、轮岗交流、驻会志愿者/实习生招募等人事事项；

10.研究决定基金会、项目活动、专项基金聘请明星志愿者，聘任爱心大使、专家等事项；

11.部署人口基金会重要活动安排等；

12.讨论其他需要理事长办公会议研究的事项；

13.其他应由秘书长办公会议研究和决定的事项。

（四）会务工作：

1.办公室秘书具体负责秘书长办公会筹备工作，包括会议的通知、材料、记录、纪要、归档、服务等工作。

2.召开会议应提前2天通知参会人员。

3.秘书长办公会议议题确定后，相关材料一般应提前1天报送参会领导；参会人员应注意保存会议材料。

五、全体员工会议

（一）全体员工会议由秘书长召集和主持，一般每半年召开1次，如有需要可临时安排。

（二）参会人员：全体员工，根据需要可邀请其他相关人员参会。

（三）会议内容：

1.传达贯彻党和国家的重要会议、重要决定和重要指示精神；

2.通报重大决策事项和进展情况，部署重要工作；

3.进行半年、年度工作总结及表彰；

4.征求员工意见和建议；

5.组织进行员工学习；

6.其他需要通报的事项。

（四）会务工作：

1.办公室具体负责全体员工工作会议筹备工作，包括会议通知、材料、记录、归档、服务、宣传等工作。

2.召开会议原则上需提前两天通知与会人员。

3.会议议题确定后，涉及相关部门工作内容的材料由办公室协调，督促落实。

六、周例会

（一）周例会由秘书长（委托副秘书长）召集并主持，一般每周一上午召开，如有特殊情况另行安排。

（二）参会人员：全体员工，根据需要可邀请相关人员列席。

（三）会议内容：

1.开展“首议题”学习；

2.通报上周工作完成情况，安排本周工作计划；

3.研究、通报本会或上级委托相关工作事项。

（四）会务工作：

办公室负责例会通知和记录，党务人事部负责考勤。

七、工作要求

（一）除特殊事宜外，原则上周一上午不得外出或请假。

（二）按照上级要求，进一步转变作风，改进会风，提高会议实效，开短会、讲短话，开有用的会，讲有用的话。

（三）会议议定事项一般以会议纪要形式印发，原则上会议结束后的第一个工作日审定、印发；一个月内集中汇总上报一次。

（四）办公室负责协调督办各部门落实政务类会议议定事项；各部门根据职责分工，认真抓好集体决议在部门内的跟进落实。