第一章 总则

第一条 为规范中国人口福利基金会（下称“基金会”）项目的管理，确保项目运行合法、合规、合理，达到项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受助方的合法权益，提高慈善公益效益，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《关于规范基金会行为的若干规定（试行）》《中国人口福利基金会章程》，制定本规定。

第二条 遵循基金会宗旨，围绕卫生健康和人口福利重点领域设计实施项目，开展援助帮扶、宣传倡导、政策推动等多种活动，实现增进人口福利，促进人口健康的目标。

第三条 重视项目管理的制度建设，坚持项目实施与管理要科学、理性、规范化和标准化的原则，推行精细化项目管理。强化主体责任，把立项、结项流程嵌入内控管理系统。

第四条 本规定适用于基金会所有项目的全流程管理，主要包括项目的立项、实施、监督、资金、风险事项、结项、档案、合作伙伴等方面的管理。

第二章 立项管理

第五条 设立项目必须符合国家相关的法律法规，符合基金会的宗旨与业务范围。

第六条 新项目设立原则上不与既有项目冲突，聚焦人口家庭、老年健康、妇幼健康、医疗卫生强基、健康中国行动、救助救援等重点领域，形式包括但不限于援助帮扶、政策倡导、课题研究、技能培训、应急救灾等。

第七条 项目立项分为一级项目、二级项目和三级项目立项。

（一）符合下列条件之一的，按照一级项目立项：

1.聚焦国家卫生健康委中心工作，服务国家政策；

2.符合基金会宗旨和业务范围的重大项目；

3.经专家论证确有必要作为一级项目立项的情形。

（二）符合下列条件之一的，按照二级项目立项：

1．围绕基金会一级项目内容范围开展，筹资机制稳定，具有品牌潜力；

2．捐赠金额在1000万元以上且项目内容（目标、群体）与既有项目没有重合；

3．捐赠方意愿，执行周期在3年及以上且年捐赠金额在300万元以上；

4．经论证符合品牌项目要求，确有必要作为二级项目立项的项目。

（三）不符合上述一级、二级标准的项目，统一设为三级项目。

第八条 项目立项须经过以下流程：

（一）一级项目：立项动议-立项论证-立项审批。

（二）二级项目：立项论证-立项审批。

（三）三级项目：立项审批。

第九条 一级项目立项动议环节需提交项目可行性调研报告（附件1），立项论证环节由不少于3名且单数的外部专家参与，形成专家论证反馈建议表（附件2），立项审批流程需提交项目实施方案（附件3）并附上动议、论证相关材料。

第十条 二级项目立项论证环节由部门组织，形成论证意见，立项审批需提交项目实施方案并附上论证相关材料。

第十一条 三级项目无需专家论证，立项审批需提交项目实施方案。

第十二条 项目立项流程均需逐级审批报领导同意，并按工作会议制度要求分别提交有关会议研究。

第三章 实施与监督管理

第十三条 严格依法依规实施项目，坚决杜绝违规操作。

第十四条 实行项目管理责任制，设立项目负责人，专人负责管理。项目负责人及所在部门根据年度预算工作安排编制项目预算，根据项目需要负责制作项目管理手册，对项目实施进行全过程监管，包括日常管理、检查验收、定期汇报、总结评估等，确保项目按计划推进、资金支出按预算执行、项目成果按绩效产出；建立项目定期报告制度，项目负责人每年度需提交项目执行报告。

第十五条 通过跟踪监督、捐赠方监督、社会监督、审计评估以及第三方评估等方式对项目进行监督。项目部门应根据需求对受益人跟踪回访，了解受益人满意度等信息，为改进项目提供必要支持。

第十六条 信息公示与反馈。项目在设立、实施、总结过程中应及时做好信息披露工作，实行公开、透明的运作与社会化监督有机结合，增强社会透明度。通过官方网站、全国慈善信息公开平台、民政部认定的慈善组织互联网募捐平台等渠道公开公示，及时向捐赠方及社会公众反馈项目运行情况。

第十七条 公开募捐活动应严格遵照《慈善法》有关规定执行。公开募捐周期超过六个月的，至少每三个月公开一次募捐情况，公开募捐活动结束后三个月内应当全面公开募捐情况。项目实施周期超过六个月的，至少每三个月公开一次项目实施情况，项目结束后三个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第十八条 鼓励和支持项目部门根据项目实施情况组织项目内部或外部评估，并将评估报告运用于指导项目后续工作。

第十九条 项目财务管理中，基金会不接受任何违反国家法规、不诚实、营私舞弊、虚假报告等行为，包括以下及其他未列出的行为：

1.已注册机构把项目资金转存入个人储蓄账户；

2.采用虚假票据报销套取项目资金；

3.恶意运用会计技巧套取现金或避税；

4.编造虚假活动、伪造报销资料；

5.编造虚假名册，冒领、代领工资或补贴；

6.故意向员工或对外公布虚假会计信息；

7.恶意涂改发票、账本和报表；

8.应取得发票却大量以白条报账。

第二十条 合作伙伴出现以下情况，基金会可以单方面中止项目的执行。

1.未能按照项目建议书实施项目，且并未给予合理解释的；

2.未遵照项目建议书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的；

3.项目未按期完成，或项目计划未征得基金会同意擅自发生重大变更的；

4.获得其他方对项目同类内容的资助而不告知基金会的；

5.未能如期向基金会提交报告且反复督促仍不能提交的；

6.提交虚假内容的项目报告；

7.提交虚假内容的财务报告和原始单据；

8.拒绝配合财务审计；

9.项目活动质量低下，在基金会组织的监测、评估、审计中暴露出较大问题的；

10.存在其他使项目不能正常实施的外在因素的。

第二十一条 当年支出总金额超过500万元的项目，或连续三年开展活动且支出总金额累计超过500万元的项目，需要进行专项审计。相关审计费用在当年的项目预算列支，审计需求由项目实施部门在年初提出，由财务部统一负责安排第三方进行专项审计。

第四章  资金管理

第二十二条 实行项目资金专项管理，确保项目资金合法、合规、高效使用。接收的捐赠资金应全部进入基金会账户，项目款项专款专用，任何单位或个人不得挤占或挪用。

第二十三条 资金拨付原则上分期支付，首期拨付资金于项目协议签订后支付，后续资金根据项目实际进展情况予以支付，但尾款须保留至执行机构提交结项报告后予以支付。原则上首款不得超过协议总金额的80%，尾款保留协议总金额的5％至10%。

第二十四条 首期款的支付。

项目签署协议后，项目负责人可按照协议约定的拨款时间，在OA申请支付项目首期款项。申请项目首期款项需向财务资产部提交相关资料，包括但不限于：

1.签报审批申请单；

2.发票或捐赠收据（原件）；

3.项目合同或协议书；

4.项目预算表。

第二十五条 根据协议约定，按计划拨付项目资金。待第一期项目资金使用符合要求后，项目负责人方能申请支付下一阶段的资金。对合作伙伴无故拖延项目，或者合作伙伴确实没有项目执行能力，经项目负责人督促后仍不能改进的，项目负责人提出终止项目申请，逐级审批。

第二十六条 中期付款审批流程及付款时间同首期款项支付的规定。按照项目协议约定，需要支付阶段性项目资金，申请付款需要提交相关资料，包括但不限于：

1.签报审批申请单；

2.发票或捐赠收据；

3.项目合同或协议书；

4.项目进展报告。

第二十七条 项目完成后，结算尾款时须向财务资产部提交相关资料，包括但不限于：

1.签报审批申请单；

2.发票或捐赠收据；

3.项目合同或协议书；

4.项目决算财务报表。

第二十八条 项目的实施验收情况，将作为合作伙伴再次申报项目资格审查依据，以及作为新项目设计的重要依据。

第二十九条 项目部门会同财务资产部对实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计。及时跟进资助款物流转情况，确保款物在实际到达受益人后，按财务规定确认为慈善活动支出。

第三十条 项目资金的管理和使用应接受业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查、监督和审计。

第五章 合作伙伴管理

第三十一条 本规定所称合作伙伴，是指接受基金会资助或委托实施项目的执行机构、承接公开募捐的合作组织、提供专业技术支持的第三方机构及其他与基金会开展项目合作的法人或非法人组织。

第三十二条 引入合作伙伴应遵循合法合规、公平公正、诚实信用及风险可控原则，严禁拆分项目规避审批、严禁未披露关联交易及利益输送行为。

第三十三条 项目部门拟引入合作伙伴时，根据需要对合作方开展尽职调查，内容主要包括：

1.主体资格：营业执照或登记证书、法定代表人身份证明、年检情况；

2.信用状况：是否存在严重违法失信记录、被列入失信被执行人名单或公益领域黑名单；

3.专业能力：相关业务资质、同类项目经验、执行团队配置；

4.关联关系：与基金会及项目人员是否存在关联关系并予披露。

评估结果须作为签订协议的支持性文件一并提交并存档。

第三十四条 项目负责人须对合作伙伴履约情况进行全过程监管：

定期收集进展报告、财务收支凭证及阶段成果；

对执行偏差、资金异动、人员频繁更换等异常情况建立风险台账并及时上报

第三十五条 项目阶段及最终验收应以协议约定和实地/书面核验为准，遵循"先验收、后付款"原则。尾款支付前，合作伙伴须提交结项报告、决算财务报表（如需），经项目部门及财务资产部审核无误后方可支付。

第三十六条 合作伙伴发生下列情形之一，基金会可单方面中止或终止合作，并依法追究责任：

1.未按协议实施项目且未作出合理解释；

2.违规或擅自改变资金使用用途；

3.擅自重大变更项目计划且未征得基金会同意；

4.隐瞒其他同类资助来源；

5.经反复督促仍逾期不提交进展或结项报告；

6.提交虚假项目报告、财务报告或原始单据；

7.拒绝配合财务审计或专项审计；

8.项目质量严重不达标或在监测评估中暴露重大问题；

9.存在其他致使项目无法正常实施的情形。

第六章 公开募捐合作项目管理

第三十七条 为了更好发挥基金会公募的资质，支持联合公益模式的发展，助推合作伙伴能力提升和公益项目创新，项目部门要本着适度原则认领优质且有影响力的公益项目，主要围绕基金会宗旨、战略重点及业务范围为主，合作范围不得超过宗旨范围。

第三十八条 公开募捐合作指由不具有公开募捐资格的组织或者个人与基金会合作开展公开募捐活动，全部资金来自互联网平台自主筹资或者争取到其它相关方定向资助。合作项目须按照《慈善组织公开募捐管理办法》开展。

第三十九条 所有公开募捐合作，根据项目管理工作量，原则上收取5%-10%的管理费。

第四十条 应当对合作方进行评估，形成评估报告。评估报告内容应当包括合作方信用信息及社会评价情况，实现募捐目的的专业资质能力情况，与受益人是否存在利害关系等。应当与合作方依法签订书面协议。协议内容应当包括合作公开募捐活动名称、募捐目的、合作起止时间、公开募捐方式、募得款物管理使用计划、合作双方权利义务、违约责任及争议处理方式等。解除合作协议的，应当以书面方式确认。

第四十一条 公开募捐合作的资金使用，必须专款专用，合作募得的款物基金会须进行管理和会计核算，将全部收支纳入账户。

第七章  国际合作项目管理

第四十二条 国际合作项目是指基金会直接与政府间国际组织、外国政府部门、境外非政府组织、境外企业、境外科研院校等合作的各类项目。开展国际合作项目应当严格遵循《国家卫生健康委业务主管社会组织重大事项报告管理规定（试行）》要求，按规定报业务主管司局批准后履行相应手续。涉及与境外非政府组织合作开展境内临时活动的，需填写境外非政府组织临时活动备案表（附件5），并遵照《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》有关规定执行。

第四十三条 基金会各项目部门均可发起设立国际合作项目。项目部门具体负责本部门国际合作项目的立项、协调外方商谈及协议签署，根据协议确定项目管理机制并推进实施。

国际合作部按需为项目部门提供业务咨询支持；财务资产部负责规范和指导项目执行单位项目资金的管理，审核项目财务管理办法，监督和审计项目资金的使用；其他相关部门按照职责，对项目的设计、实施、监督和总结提出具体意见与建议，参与推广相关经验。

第四十四条 国际合作项目资金管理，按照《中国人口福利基金会财务管理办法》实行。

第八章 风险事项管理

第四十五条 项目风险是指任何对基金会及其机构工作、项目、合作伙伴、受益人等产生不良影响的因素。

第四十六条 风险可按照不同性质分类：

1.以发生原因划分：

·人为祸害：战争、冲突等；

·自然灾害：地震、水灾、公共卫生突发事件等。

2.以风险类型划分：

·政治：现实环境、政治背景、社会架构和监督机制限制等；

·财务：贪污舞弊（虚开发票、伪造凭证、虚报支出、做假账、挪用项目资金等）；

·项目：项目质量低下，不能再正常运作，原因可能与其它风险相关；

·人力资源：员工能力不足、参加技术难度大或敏感性高的组织或活动、合作伙伴的主要管理人员及项目人员频繁变动等。

3.因项目活动、工作引起：评估、评审、监督不力，实施过程中的安全管理不当，导致项目活动发生事故；或是因为手术等其他意外造成伤亡等。

第四十七条 机构尊重员工对风险的判断，针对可能影响自身安全的风险，员工可以逐级申请报领导同意后，取消或延迟既定的工作安排。

第四十八条 定时评估、尽早处理风险事项；以人为本，保护各方人员人身安全是最重要的考虑；维护人口基金会品牌信誉、保证机构工作顺利实施。

第四十九条 明确内部处理的人员组织、责任、处理程序、原则，尽快处理事件。负责人员要以灵活及适合的方法，积极的态度，通过沟通协商，提出合理的处理方案，将风险对相关人士或机构的影响降到最低，尽早解决。

第五十条 建立书面记录处理过程制度，形成报告留档，供核查参考。向机构内部相关人员及合作伙伴按程序及时公布信息。

第五十一条 针对项目引起的风险，及时检讨内部程序，及完善制度、评审、监测和审计机制；在项目进行期间，项目人员关注环境的变化，如有可能发生风险，需利用适合渠道进行反映，讨论尽早处理。

第五十二条 提高项目人员的能力、强化内部工作；提升管理人员对风险的敏感度及应对的能力；了解员工面对的压力，给予支持；加强审计工作，针对财务舞弊的情况进行评估，尽早介入处理。

第五十三条 对外信息公布时，严格遵循《中国人口福利基金会宣传工作制度》《中国人口福利基金会信息公开管理办法》执行。

第九章 结项管理

第五十四条 项目结项具体包括以下内容：

1.完成协议所列内容，包括所有计划的活动、项目调整后增加的活动；

2.所有项目拨款和结余资金退款都已经处理完毕；

3.基金会收到并接受所有工作报告和财务报告；

4.需要审计的项目，须出具正式审计报告；

5.审计的后续跟进事宜已经完成；

6.由于不可抗力导致无法继续执行项目的，经双方协商可中止项目；

7.项目经评估确认未按照计划执行或出现违法违规行为经整改无效的，或没有必要再实施的，可中止项目；

8.对外部资助者的承诺已经满足。

第五十五条 项目结项期限。

项目部门应在计划的期限内完成所有程序。申请延期结项项目，项目负责人需要提交延期申请，提出充分的延期理由，经批准后方可延期。

第五十六条 项目结余款。

项目结余款是指项目结束时在基金会财务账上还有结余的项目资金以及项目实施单位剩余的资金。结余项目资金，根据协议约定妥善处理。

第五十七条 项目结项流程和注意事项：

1.项目各项工作完成后，项目部门由专人填写《项目结项记录表》（附件4）。

2.填写完毕，项目实施部门将《项目结项记录表》、结项报告提交财务，核对项目预算和余额等数据，同时项目负责人通过项目管理系统提交项目结项流程，逐级审批后，一、二级项目按工作会议制度要求分别提交有关会议审议。三级项目有结余资金的，按工作会议制度要求分别提交有关会议审议；无结余资金的，可通过项目管理系统直接提交流程结项，无需上会。通过后正式结项，资料归入项目档案。

3.在填写《项目结项记录表》的资金和结余数额时，应该仔细核对项目立项、协议、拨款记录、费用报销记录、审计报告等资料，尽量做到准确无误。如有疑问，可以向财务人员查询并得到确认。项目正式结项的日期以项目管理系统审批通过的日期为准。

第十章 档案管理

第五十八条 项目负责人是项目业务档案管理的第一责任人，所有项目均需建立档案进行管理。部门负责人是项目档案管理的领导者和监督者。建立健全项目业务档案，应编辑执行资料目录表，每年进行一次分类整理，归类建档。项目资料归档要做到及时、完整、统一、规范。

第五十九条  项目业务档案内容包括但不限于：

1. 项目基本情况及立项资料：项目介绍、项目立项、项目方案；

2. 项目管理制度/项目管理手册；

3. 利益相关方资料：项目人员名单、项目专家名单、捐赠方名单、合作伙伴名单、利益相关方关系图（如有）；

4. 项目协议；

5. 项目运作资料：执行资料、审计报告（如有）、评估报告（如有）、项目监督资料、项目总结、考察调研、专项基金管委会决议（适用专项基金）；

6、项目社会效益：历年获奖情况（如有）、新闻报道、捐赠方反馈、受益人反馈、其他相关方反馈。

第六十条 项目档案的管理，按照《中国人口福利基金会档案管理办法》执行。

第十一章 附则

第六十一条 本规定解释权归中国人口福利基金会所有，经2026年7月2日第七届理事会第十三次会议审议通过，即日起施行